見出し画像はAI生成によるイメージです。
AIに社内資料を活用させると、過去の提案書やマニュアルを探す時間を減らせます。一方で、古い情報や権限のない情報まで混ぜると、もっともらしい誤回答や情報漏えいにつながります。
導入前に、次の順番で資料を整えます。
1. 何に答えさせるかを決める
「商品仕様の質問に答える」「社内手順を案内する」など、用途を一つに絞ります。用途が広すぎると、必要な資料と不要な資料の線引きができません。
2. 正しい資料だけを残す
更新日、作成者、適用範囲が分からない資料は、そのまま使いません。最新版を決め、古い版はAIが参照する場所から外します。
3. 見せてよい範囲を分ける
個人情報、取引条件、未公開の価格、パスワード、契約書は用途ごとに分離します。AIの利用者ごとに、見られる資料を分ける設計が必要です。
4. 回答の根拠を確認できるようにする
AIの回答だけを表示するのではなく、参照した資料名や元のページを確認できるようにします。誤りを見つけたときに、資料を直すのか、指示を直すのかを判断できます。
5. 更新担当を決める
資料は入れたら終わりではありません。担当者、見直す頻度、修正依頼の窓口を決め、業務の変化に合わせて更新します。
AI活用の品質は、モデルの種類だけで決まりません。何を読ませ、誰が確認し、いつ更新するかという運用が結果を左右します。